Kvittolagen: Schweden schafft Pflicht zur Aufbewahrung von Papierquittungen ab

Eine Schwedin bei der Steuererklärung. Sie hat einen Kassenzettel in der Hand.
(Foto: Pexels / Karolina Grabowska)

Last Updated on 16. Juni 2024 by Inka

Ob man will oder nicht: manche Belege müssen für die Steuererklärung und Buchführung eine ganze Weile aufgehoben werden – das ist nicht nur in Deutschland so, sondern auch in Schweden. Ein großer Fortschritt ist aber, wenn die Quittungen nicht mehr zig Ordner im Arbeitszimmer füllen, sondern nur noch digital auf der Festplatte liegen. Das macht das neue schwedische Kvittolagen für Unternehmen möglich.

Schweden möchte weltweit führend sein, was die Digitalisierung angeht. Und mit einem neuen Gesetz baut das Land seinen Vorsprung weiter aus. Mit dem Kvittolagen schafft es nun die „Verpflichtung zur Aufbewahrung der Original-Buchhaltungsdaten“ ab (zur Quelle).

Det här innebär en avsevärd förenkling för många företag, som kommer att slippa onödig administration och obefogade kostnader. Det är hög tid för att anpassa dessa regler efter den digitala utvecklingen.Justitieminister Gunnar Strömmer

„Dies bedeutet für viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung, die unnötigen Verwaltungsaufwand und ungerechtfertigte Kosten vermeidet. Es ist höchste Zeit, diese Vorschriften an die digitalen Entwicklungen anzupassen.“

Bislang gibt das bokföringslagen vor, dass Unternehmen ihre Papierquittungen für Einkäufe drei Jahre aufheben müssen – auch, wenn der Beleg fotografiert/gescannt wurde und somit digitalisiert vorliegt. Mit dem neuen Gesetz gehört diese Regelung in Schweden bald der Vergangenheit an. Das neue Gesetz bedeutet im Klartext, dass Papierbelege nur so lange aufbewahrt werden müssen, bis eine digitale Kopie angefertigt wurde. Mit anderen Worten: Mache ein Foto des Papierbelegs oder scanne ihn ein, und werfe die Papierversion weg. Die digitale Quittung muss allerdings noch mindestens sieben Jahre nach Ende des Geschäftsjahres gespeichert werden. Nach Angaben der Regierung sparen die schwedischen Unternehmer durch den geringeren Aufwand knapp vier Milliarden Schwedische Kronen pro Jahr.

Wenn Du nun schon auf dem Sprung bist, den Schuhkarton mit den ganzen Belegen hervorzukramen und in hohem Bogen in den Papiermüll zu werfen – noch musst Du Dich ein bisschen gedulden. Das neue Gesetz gilt erst ab dem 1. Juli 2024. Bis dahin gilt die aktuelle Regelung.

Die Anbieter von Buchführungssoftware hierzulande wie Visma oder Wint sind auf dieses Szenario schon vorbereitet. Sie werben bereits mit dem nächsten Service: einer Firmenkarte, mit der man seinen Einkauf bezahlen kann und gleich einen digitalen Beleg erhält. Die Schnittstelle lädt das Dokument direkt in die Buchführungssoftware hoch – praktisch!


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