Last Updated on 5. Juli 2024 by Inka
Ob man will oder nicht: manche Belege müssen für die Steuererklärung und Buchführung eine ganze Weile aufgehoben werden – das ist nicht nur in Deutschland so, sondern auch in Schweden. Ein großer Fortschritt ist aber, wenn die Quittungen nicht mehr zig Ordner im Arbeitszimmer füllen, sondern nur noch digital auf der Festplatte liegen. Das macht das neue schwedische Kvittolagen für Unternehmen möglich.
Schweden möchte weltweit führend sein, was die Digitalisierung angeht. Und mit seinem neuesten Gesetz legt das Land einen weiteren Grundstein dafür. Mit dem Kvittolagen schafft es nun die „Verpflichtung zur Aufbewahrung der Original-Buchhaltungsdaten“ ab (zur Quelle).
„Dies bedeutet für viele Unternehmen eine erhebliche Vereinfachung, die unnötigen Verwaltungsaufwand und ungerechtfertigte Kosten vermeidet. Es ist höchste Zeit, diese Vorschriften an die digitalen Entwicklungen anzupassen.“
Bislang gibt das bokföringslagen vor, dass Unternehmen ihre Papierquittungen für Einkäufe sieben Jahre aufheben müssen und digitale Quittungen drei Jahre. Mit dem neuen Gesetz gehört diese Regelung in Schweden bald der Vergangenheit an. Das neue Gesetz bedeutet im Klartext, dass Papierbelege nur so lange aufbewahrt werden müssen, bis eine digitale Kopie angefertigt wurde. Mit anderen Worten: Mache ein Foto des Papierbelegs oder scanne ihn ein, und werfe die Papierversion weg. Für diese digitale Quittung gilt dann die gleiche Aufbewahrungspflicht, wie für die Papierquittungen auch: sie muss mindestens sieben Jahre nach Ende des Geschäftsjahres gespeichert werden. Nach Angaben der Regierung sparen die schwedischen Unternehmer durch den geringeren Aufwand knapp vier Milliarden Schwedische Kronen pro Jahr.
Wenn Du nun schon auf dem Sprung bist, den Schuhkarton mit den ganzen Belegen hervorzukramen und in hohem Bogen in den Papiermüll zu werfen – noch musst Du Dich ein bisschen gedulden. Das neue Gesetz gilt erst ab dem 1. Juli 2024. Aber welche Quittungen können dann eigentlich weg? Nur die neuen Belege, die ab dem 1. Juli ausgestellt werden? Oder kann ich auch meine Quittungen zum Beispiel vom Juni 2022 digitalisieren und dann wegwerfen? Das habe ich Andrea gefragt, die mir bei meiner Buchhaltung und Steuererklärung hilft. Sie weiß genau Bescheid: „Quittungen, die vor dem 1. Juli ausgestellt wurden, müssen leider immer noch aufgehoben werden.“ Andrea stelle ich Euch übrigens in diesem Beitrag vor: hier klicken.
Die Anbieter von Buchführungssoftware hierzulande wie Visma oder Wint sind auf dieses Szenario schon lange vorbereitet. Sie werben bereits mit dem nächsten Service: einer Firmenkarte, mit der man seinen Einkauf bezahlen kann und gleich einen digitalen Beleg erhält. Über eine Schnittstelle wird er anschließend in die Buchführungssoftware hochgeladen – praktisch!
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